Documentation Optinova CRM

Une fois ton compte créé, seules les sections incluses dans ton forfait apparaissent dans ton menu. Si une section Premium t'intéresse, tu peux mettre ton compte à niveau à tout moment sans perdre tes données.

Le tableau de bord qui s'affiche à ta connexion. Il te donne un portrait rapide de ton entreprise sans avoir à naviguer dans chaque section.

• Statistiques rapides : revenu annuel, revenu du mois, factures envoyées et factures en retard.
• Le bouton Voir plus — réservé au Premium — ouvre une vue détaillée : clients, fournisseurs, employés actifs, portrait de l'inventaire (articles, stock bas, valeur du stock), profit et chiffre d'affaires par mois.
• Actions rapides pour créer une soumission, une facture, un client ou un employé en un clic.

Vue Premium

Le portrait financier complet de ton entreprise. Cette section est une donnée sensible réservée au propriétaire du compte — elle n'est jamais accessible à un employé, même si tu lui donnes accès à d'autres modules Premium.

• Ventes et profit du mois en cours, et de l'année à ce jour.
• Total des factures en attente de paiement et des factures en retard, pour garder un œil sur tes rentrées d'argent.
• Graphique des ventes par mois, avec comparaison directe à la même période l'année précédente.
• Détail mois par mois pour repérer tes tendances sur l'année.

Ta liste de clients centralisée, avec toutes leurs informations et l'historique de leurs documents en un seul endroit.

• Fiche client complète : coordonnées, adresse, notes internes.
• Historique de toutes les soumissions, factures et crédits liés à ce client.
• État de compte téléchargeable en PDF, pratique pour un suivi de paiement.
• Recherche rapide pour retrouver un client en tapant son nom.

Gère tes fournisseurs de matériel et suis ce que tu leur dois. Utile dès que tu commandes régulièrement pour tes chantiers.

• Fiche fournisseur avec coordonnées et historique de commandes.
• Vue des factures fournisseurs impayées, exportable en Excel.
• Lien direct avec le module Commandes pour passer et recevoir des commandes.

Ton catalogue de services facturables — les tâches que tu offres, avec leur prix, prêtes à être ajoutées à une soumission ou une facture en un clic.

• Crée ta liste de services une fois, et laisse le prix se remplir automatiquement dans tes soumissions et factures.

Ce module se divise en deux vues : la Liste de matériel, ton catalogue d'articles avec prix et marge, et l'Inventaire, le suivi réel de tes quantités en stock.

• Catalogue d'articles avec prix de vente, coût et marge calculée automatiquement.
• Historique des coûts réels — jusqu'à 4 prix d'achat récents par article, avec coût moyen mobile calculé à chaque réception de commande.

• Suivi des quantités en stock, avec alertes quand un article passe sous ton seuil minimal.
• Les quantités se mettent à jour automatiquement à la réception d'une commande fournisseur.

C'est ici que tu crées tes bons de travail, soumissions, factures et crédits. Le bon de travail est un aide-mémoire de terrain sans prix ; les trois autres partagent la même interface, avec des lignes détaillées, des sous-titres pour organiser un devis complexe, et un aperçu PDF instantané.

• Un aide-mémoire de terrain à remplir avant la soumission : client, description du besoin, notes techniques et matériel pressenti — sans prix.
• Heure d'arrivée et heure de fin obligatoires, pour que le total d'heures s'ajoute automatiquement à l'Horaire d'équipe.
• Employé assigné — le bon de travail apparaît alors directement dans son horaire.
• Suivi de statut (À faire, Complété, Converti) et bouton Créer soumission qui pré-remplit une nouvelle soumission avec le client, les notes et le matériel dès que le statut passe à Complété.

• Un champ Valide jusqu'au pour indiquer une date d'expiration au client.
• Ajoute des sous-titres pour regrouper tes lignes par section (ex. « Cuisine », « Salle de bain »).
• Option Prix de lot pour cacher le détail par ligne sur le PDF envoyé au client.
• Suivi de statut des soumissions (Brouillion, envoyée, convertie et refusée).

• Convertis une soumission acceptée directement en facture, sans retaper les lignes.
• Suivi de statut des factures (Brouillion, envoyée, payée et en retard).

• Pour ajuster ou annuler une facture émise. Statuts : Brouillon, Émis, Utilisé, Annulé.

• Commande de matériel auprès d'un fournisseur, avec réception qui met à jour ton inventaire automatiquement.
• Suivi de statut des commandes (Brouillion, commandée, en retard, reçue, payée et annulée).

Tous tes documents émis. C'est ton point de repère pour retrouver, modifier ou renvoyer un document déjà créé.

• Filtres par statut (payée, en attente, brouillon, etc.) pour cibler rapidement ce que tu cherches.

Pour les contrats plus gros qu'une simple soumission : découpe le travail en sections facturables, suis les heures de ton équipe et facture par étapes d'avancement plutôt qu'en un seul coup.

• Suivi de statut automatique : Brouillon à la création, En soumission dès qu'une section est ajoutée, En cours une fois accepté, puis Terminé.
• Découpe le contrat en sections de facturation — chacune peut être facturée par pourcentage, indépendamment des autres.
• Ajoute les heures de ton équipe par semaine et par employé — chaque entrée met aussi à jour l'horaire personnel de l'employé concerné.
• Crée des factures d'avancement à partir des sections — facture seulement ce qui est complété, laisse le reste à 0 pour plus tard.
• La fiche projet centralise l'adresse, les dates, les documents liés (soumissions, factures) et tes notes.
• Un numéro de projet unique (ex. PRJ-2026-0001) apparaît comme repère sur les soumissions et factures liées.

Planifie les quarts de travail de ton équipe et vois en un coup d'œil ce qui s'en vient pour toi et tes employés, incluant les bons de travail assignés.

• Navigue dans l'horaire avec une vue par jour, semaine ou mois.
• Gère les quarts de travail de chaque employé, avec le total d'heures calculé automatiquement.
• Les bons de travail assignés apparaissent directement dans l'horaire de l'employé concerné.

Ajoute ton équipe et contrôle ce que chaque personne peut voir et faire dans le CRM.

• Invitation automatique par courriel — l'employé crée son propre mot de passe.
• Accès personnalisé par module : donne accès à l'horaire d'équipe ou à la feuille de temps sans donner accès aux factures, par exemple.

Consulte et approuve les heures travaillées de tes employés, directement dans la feuille de temps.

• Une grille par semaine qui calcule automatiquement le total d'heures pour chaque employé.
• Sélectionne un employé à la fois pour superviser son temps travaillé.
• Exportation des heures approuvées vers Excel, pour tes payes.

Une liste de tâches pour rester organisé, et un volet suivi pour tes commandes, factures et soumissions.

• Coche une tâche complétée directement depuis la liste.
• Coche Suivi sur une soumission, une facture ou une commande pour lui donner une date de rappel — elle apparaît automatiquement ici, dans tes suivis, à cette date.

Le centre de contrôle de ton compte : informations de l'entreprise, forfait, employés et facturation.

• Gère les informations de ton entreprise sur tes documents (nom, coordonnées, logo, no TPS et TVQ, etc..).
• Change de forfait à tout moment, de Base à Premium ou l'inverse.
• Importe et exporte les informations de ton compte, utile pour une sauvegarde ou un importation de données.
• Section réservée au propriétaire du compte — les employés n'y ont pas accès par défaut.